Ти тут

Форма номенклатури справ організації зразок

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться за встановленою формою у діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання.

Станом на 25 січня 2005 року
gt; gt ;. )
Як вже було зазначено, складання номенклатури справ починається в структурних підрозділах установи (форма номенклатури справ структурного підрозділу наведена в Додатку 1).
Перш ніж розглянути особливості складання номенклатури справ кадрової служби, зупинимося на загальних вимогах до складання номенклатури справ структурного підрозділу. Номенклатура справ структурного підрозділу буде розділом зведеної номенклатури справ організації на рік.
Усередині номенклатури справ кожного структурного підрозділу (розділу зведеного номенклатури справ) справи розміщуються по групах з урахуванням ступеня їх важливості. У номенклатуру спочатку включають справи з організаційними документами (статути, положення, посадові інструкції), потім справи з розпорядчими документами вищестоящих організацій, з розпорядчими документами даної установи, документами колегіальних органів даної установи (протоколи), штатні розписи, плани, звіти, договори, бухгалтерські документи, акти, листування та ін.
У межах кожної групи справи розташовуються по термінам зберігання: спочатку справи постійного зберігання, потім тимчасового понад 10 років і тимчасового до 10 років зберігання включно.
Найменування справ, що включають документи, однакові за змістом і різновиди, поміщаються поруч. Так, після справжніх наказів включаються справи з копіями пріказов- квартальні плани слідують за годовимі- місячні - за квартальнимі- після них - листування з планування. Однорідні найменування справ розташовуються в номенклатурі за алфавітом кореспондентів або географічних назв. Наприклад, спочатку поміщається справу під заголовком «Листування з кадрових питань з підприємствами Вітебської області», потім - «Листування з кадрових питань з підприємствами Могилевської області».
В установах можуть бути справи з питань, які не дозволені протягом одного року. Це так звані «перехідні» справи. Перехідні справи можна умовно розділити на кілька груп. Перша група - справи, не завершені діловодством, які ведуться аж до вирішення питань, наприклад: «Документи про будівництво будівлі архіву (звіти, акти, листування та ін.)». Друга група - справи, які ведуться протягом кількох років до остаточного заповнення форм, наприклад: «Журнал реєстрації господарських справ». Третя група - справи з розпорядчими, інструктивно-методичними документами, які ведуться протягом кількох років (поки справа не досягне 200-250 листів), наприклад: «Накази міністра про зміну структури. Копії ». Ці справи вносяться в номенклатуру кожного року з одним і тим же найменуванням і з одним і тим же індексом протягом всього терміну, необхідного для вирішення питання. Якщо в минулому році справа складається з двох або більше томів, а останній том не закінчений, то в номенклатуру майбутнього року включаються всі томи переходить справи. Якщо в результаті передачі функцій однієї установи іншому передаються незавершені діловодством справи разом з картотеками та документами, вони включаються в номенклатуру справ установи, яка прийняла його функції.

Формуляр номенклатури справ має уніфіковану форму і повинен дотримуватися в будь-якій організації, незалежно від відомчої належності та форми власності.

Не включаються в номенклатуру справ Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь та інші збірники актів законодавства, брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші друковані видання.
Облік ознак закладу справ є обов`язковою умовою правильного складання номенклатури справ. При формуванні окремих статей номенклатури ознакизаклади справ повинні відображатися в такій послідовності: номінальний, авторський, предметно-питально, кореспондентський або географічний, хронологічний.
Ознакизаклади справ впливають і на розташування статей в межах номенклатури. Так, назви справ, найбільш важливих за значенням з точки зору номінальної характеристики документів (положення, статути і т.д.), висуваються на перше місце. Назви справ, що складаються з документів однорідного змісту, поміщаються поруч. Назви справ, що відображають авторський, кореспондентський і географічний ознаки, розташовуються в номенклатурі за алфавітом авторів, кореспондентів, географічних найменувань. Назви справ, що формуються за хронологічним принципом, розташовуються в послідовності хронологічних періодів, за які згруповані документи.
Номенклатура справ складається з 5 граф.
У першій графі номенклатури справ проставляється індекс, що складається з позначення номера структурного підрозділу (або напрямки діяльності установи), присвоєного службою ДОУ (канцелярією), і порядкового номера справи за номенклатурою в межах даного структурного підрозділу (ділянки, напрямки діяльності). Наприклад, справа може мати індекс 2-18, де 2 - індекс структурного підрозділу, а 18 - номер справи серед всіх справ цього структурного підрозділу.
Не менш важливим є правильне заповнення 2-ї графи номенклатури справ. У цій графі в зведеній номенклатурі справ зазначаються назви розділів і підрозділів, а в кожному розділі (номенклатурі справ структурного підрозділу) - заголовки справ.

Ця форма номенклатури справ державної організації не відрізняється від форми номенклатури справ недержавної організації, в якій є архів, яка уклала договір з державним архівом.

Заголовки справ формулюються на основі визначень документованих ділянок роботи та питань діяльності установи. До них додається назва роду заводяться справи (листування, документи) або діловодного виду документів (накази, протоколи, акти), а також дані про авторів документів, кореспондентам, датах подій, вказівки про справжність або копийности документів, питання (тема, предмет), до якого відноситься зміст документів заводяться справи. Крім того, в заголовки справ можуть бути внесені назви установ, після листування з якими утворилися документи (кореспонденти). Назва установи-автора в заголовках справ з листуванням не вказується.
Так, в заголовку справи «Листування з обласними та районними організаціями з питань обліку та розподілу кадрів» в узагальненому вигляді названі кореспонденти і питання листування (така справа складається, якщо немає необхідності заводити кілька справ по групах кореспондентів).
У заголовку також може вказуватися географічна назва, до якого відноситься зміст документів, і час. При цьому враховується доцільність угруповання в окремі справи документів постійного і тимчасового зберігання.
Неправильно озаглавлені справи, в яких замість виду документа зазначено дію, наприклад, «Перевірки фінансово-господарської діяльності та документальних ревізій підвідомчих установ» (потрібно «Акти перевірки ...», «Довідки перевірки ...» і т.д.).
Поширеною помилкою при формулюванні заголовків справ є також неправомірне використання терміна «справу». Цей термін вживається в заголовку тоді, коли в справі об`єднуються різні за своїми різновидам документи, пов`язані між собою послідовністю вирішення питання. Термін «справу» вживається також при закладі особистих і судових справ.
У заголовках деяких справ прийнято узагальнення «документи». Цей термін вживається тоді, коли в справі об`єднуються різні види документів з одного питання, але не пов`язані послідовністю його дозволу, наприклад: «Документи про будівництво заводу будівельних матеріалів (кошторису витрат, фінансовий звіт, акт здачі в експлуатацію та ін.)» - або : «Документи про перевірки фінансово-господарської діяльності та документальних ревізій підвідомчих установ».
Термін «документи» вживається також при об`єднанні в одній справі додатків до якогось одного або декількох документах, наприклад: «Документи до акту прийому-передачі заводу ...».
Якщо справа складається з одного документа, в його заголовку вказується різновид документа і дата події: «План науково-дослідних робіт інституту на 2001 рік». Річні плани, кошториси, звіти включаються в номенклатуру майбутнього року, протягом якого вони повинні надходити або створюватися в даній установі. Так, в номенклатуру справ на 2001 рік може бути включений план НДР на 2002 рік та звіт за 2000 рік, якщо вони складаються в 2001 році.
Заголовки додатково формованих справ, не передбачених номенклатурою, вносяться до відповідних розділів, для чого в кінці кожного розділу включають так звані «резервні» індекси.
Графа 3 номенклатури заповнюється після завершення справ у діловодстві та закінчення року. У ній вказується кількість частин (томів) за кожним найменуванням. Якщо протягом року заведено кілька томів справи і останній том не завершений, то в номенклатуру справ майбутнього року включаються всі томи переходить справи.
У графі 4 проставляються терміни зберігання з посиланням на статті типового чи відомчого переліку (слід пам`ятати, що в деяких випадках терміни зберігання документів можуть визначатися на підставі законів Республіки Білорусь та інших нормативних правових актів). У тому випадку, якщо в переліку відсутні окремі нові категорії документів, експертна комісія організації визначає термін зберігання на підставі їх практичної та історичної цінності.
Не менш важливим є заповнення графи 5 «Примітки». Протягом року в цій графі робляться відмітки про заведення справ, вказуються прізвища відповідальних за це осіб, робляться відмітки про перехідні справи (наприклад: «перехідні», «триває діловодством»), про передачу справ в архів установи, про знищення справ і т. п.
З огляду на загальні вимоги до складання номенклатури справ, розглянемо конкретний приклад складання номенклатури справ відділу кадрів.
Зразок номенклатури справ відділу кадрів наведено в Додатку 2.
Згідно з правилами систематизації справ в межах розділу номенклатури на перше місце винесені справи з організаційними документами (8-1 «Положення про відділ. Копія» - 8-2 «Посадові інструкції співробітникам відділу. Копії»). В даному прикладі до заголовків справ додані слова «Копія» та «Копії». Це означає, що у відділі кадрів зберігаються другі примірники відповідних документів, а перші знаходяться в іншому структурному підрозділі, наприклад, в канцелярії. Місце зберігання перших примірників документів визначається самою організацією. Якщо буде визнано целесообразн


Наявність номенклатури справ є обов`язковим для всіх підприємств і організацій, незалежно від специфіки його роботи або організаційно-правової форми.


alt = "Систематизація і зберігання документів - Форми документів. У цьому підрозділі ви знайдете шаблони і приклади, необхідні для правильної систематизації та зберігання документів організації: формування номенклатури справ" gt;Форма номенклатури справ має уніфіковану форму і її форма повинна дотримуватися в будь-якій організації, незалежно від відомчої належності та форми власності (додаток 1 до матеріалу).

Розрізняють зведену номенклатуру справ організації і номенклатуру справ структурних підрозділів. Далі наведено форму номенклатури справ для здачі документів на недержавне зберігання.


alt = "Номенклатура справ організації (зведена) (додаток 1) складається за встановленою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою (додаток 2)" gt;Форма номенклатури справ організації наводиться в додатку 7 Основних правил роботи архівів організацій, форма номенклатури справ структурного підрозділу - в додатку 8.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням До кінця календарного року до номенклатури необхідно оформити за встановленою формою підсумкову запис.


alt = "Номенклатура справ структурного підрозділу буде розділом зведеної номенклатури справ організації на рік. В кінці номенклатури справ поміщаються, як правило, реєстраційно-облікові форми, які ведуться в даному структурному" gt;Найменування посади передав відомості Підпис Розшифровка. підписи Дата. Форма підсумкового запису до номенклатури справ організації.

Номенклатура справ затверджується керівником організації (наприклад, директором ТОВ). У розділі можна скласти номенклатуру справ організації за зразком і завантажити готовий документ.


alt = "У даній статті наведено зразок номенклатури справ організації. На його прикладі легко зрозуміти, як заповнити основну табличну форму і оформити документ в цілому." gt;Форма номенклатури справ організації, наведена в додатку 10 до Інструкції з діловодства, включає 5 граф, які заповнюються відповідним чином.

Рекомендується зведена форма номенклатури справ, що складається з номенклатур всіх підрозділів. Справи громадських організацій включаються в номенклатуру справ організації, при якій вони створені.


Номенклатура справ організації складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів. Форми номенклатур справ організації і структурного підрозділу наведені в додатках 4 і 5.Форми номенклатур справ організації і структурного підрозділу наведені в додатках 4 і 5. Форма номенклатури являє собою таблицю з п`яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання і примітки.

Таким чином, саме номенклатура справ є ключовим посібником для організації документів у діловодстві Слід мати на увазі, що в будь-якій організації, незалежно від виду діяльності та форми власності, є загальні


Номенклатура справ організації називається зведеної і складається з номенклатури справ усіх структурних підрозділів. Форма номенклатури справ організації приведена в додатку № 10, а форма номенклатури справ структурногоОднак якщо в організації немає затвердженої номенклатури справ всі ці документи буде складно назвати архівом. Заголовок повинен бути лаконічним і чітким, в узагальненій формі містити основний зміст справи.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!
Поділися в соц мережах:
Схожі повідомлення